Keyword Tool Excel: Keyword-Daten professionell importieren, bereinigen und gruppieren

Keyword-Tools liefern oft riesige Listen mit Suchbegriffen, Suchvolumen, Wettbewerb, CPC und weiteren Kennzahlen. Die eigentliche Arbeit beginnt erst, wenn diese Daten vorliegen. Excel ist dafür die ideale Arbeitsumgebung, um Rohdaten kontrolliert zu importieren, zu vereinheitlichen, zu filtern und mithilfe von Formeln oder Hilfstabellen zu gruppieren. Ein strukturierter Excel-Leitfaden für die Keyword-Analyse gliedert die Arbeit typischerweise in vier Phasen: Datenaufbereitung, Basis-Gruppierung nach Wortanzahl und Suchvolumen, Automatisierung über zusätzliche Hilfstabellen sowie das Anwenden definierter Gruppierungsregeln.

Diese Phasen bilden das Rückgrat eines effizienten Arbeitsablaufs. Wer sich tiefer in die Materie einarbeiten möchte, findet in der deutschsprachigen Fachliteratur weitere Grundlagen. Das Buch “Keyword-Analyse mit Keyword-Tools und Excel-Vorlage” von Jens Neubeck und Pascal Schildknecht (Taschenbuch, 12,90 Euro) behandelt genau diese Schnittstelle zwischen Datenexport und Tabellenkalkulation. Aktuelle Auswertungen von Ranking-Seiten zu diesem Thema zeigen im Übrigen Textlängen von 119 bis 2.185 Wörtern bei einem Median von 973 Wörtern, was zeigt, dass der Detailgrad der behandelten Arbeitsabläufe stark variiert. Hier folgt die detaillierte Anleitung für den perfekten Excel-Arbeitsablauf.

Keyword-Daten als CSV oder XLSX übernehmen

Der erste Schritt besteht darin, die Daten aus dem gewählten Tool in Excel zu bringen. Viele Tools bieten einen direkten Export an. Das kostenlose Keyword Tool von SEORCH exportiert seine Keyword-Ergebnisse beispielsweise direkt als Excel-Datei, als CSV oder nach Google Drive. Auch Tools wie Keywordtool.io, das über Google Autocomplete hunderte relevante Long-Tail-Keywords zu einem Thema erzeugt, liefern ihre Listen zum Download aus. Das Keyword-Tool von Google wiederum kann die zusätzliche Spalte “Schätzung zum durchschnittlichen CPC” ausgeben, die sich später per Excel-Makro automatisiert auswerten lässt.

Für die weitere Arbeit in Excel sind CSV und XLSX die üblichen Formate. Eine XLSX-Datei lässt sich problemlos per Doppelklick öffnen. Bei CSV-Dateien ist ein einfacher Doppelklick jedoch riskant. Excel interpretiert Trennzeichen, Dezimalwerte und Zeichenkodierungen bei direktem Öffnen oft falsch, was zu zerstörten Datenformaten führt.

Zuverlässiger und reproduzierbarer funktioniert der Import über den Weg Daten, dann Aus Text und CSV. Im sich öffnenden Importdialog müssen folgende Punkte zwingend geprüft werden:

• Ist die Zeichenkodierung auf UTF-8 eingestellt, damit Umlaute erhalten bleiben?
• Werden Komma, Semikolon oder Tabulator als korrektes Trennzeichen erkannt?
• Sind Suchvolumen, CPC und Wettbewerbswerte sofort als Zahlen formatiert oder als Text importiert worden?
• Werden Datumsangaben oder lange Zahlenfolgen versehentlich umformatiert oder abgeschnitten?

Bei regelmäßig wiederkehrenden Exporten ist Power Query die beste Lösung. Die Abfrage speichert alle einzelnen Verarbeitungsschritte ab und kann beim nächsten Export mit einem Klick aktualisiert werden, ohne dass jede Spalte erneut manuell bearbeitet werden muss.

Eine klare Struktur für die Excel-Arbeitsmappe anlegen

Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, sollten die ursprünglichen Daten unverändert erhalten bleiben. Nur so ist später kontrollierbar, welche Werte direkt aus dem Keyword Tool stammen und welche Informationen in Excel ergänzt wurden.

Eine sinnvolle Arbeitsmappe besteht idealerweise aus vier Tabellenblättern:

• Rohdaten: unveränderter Import aus dem Keyword Tool
• Keywords: bereinigte und ergänzte Arbeitsdaten
• Regeln: Begriffe und Zuordnungen für die automatische Gruppierung
• Auswertung: Pivot-Tabellen, Filter und zusammengefasste Kennzahlen

Die Rohdaten werden entweder per Power Query in das Blatt Keywords übertragen oder manuell einmalig kopiert. Zusätzliche Spalten wie Keyword bereinigt, Wortanzahl, Kategorie, Markierung und Kommentar gehören ausschließlich in die Arbeitstabelle. Der gesamte Datenbereich sollte mit Strg + T in eine formatierte Excel-Tabelle umgewandelt werden. Der Vorteil: Formeln werden automatisch auf neue Zeilen übertragen, und es lassen sich strukturierte Verweise wie [@Keyword] statt fehleranfälliger fester Zellbezüge nutzen.

Keywords in Excel bereinigen

Exporte aus Keyword Tools enthalten oft überflüssige Leerzeichen, unsichtbare Steuerzeichen, unterschiedliche Großschreibung oder doppelte Einträge. Eine Hilfsspalte mit dem Namen Keyword bereinigt sorgt für eine einheitliche Schreibweise.

Für ein ursprüngliches Keyword in Zelle A2 eignet sich folgende Formel: =KLEIN(GLÄTTEN(SÄUBERN(A2))

Die Funktion SÄUBERN entfernt nicht druckbare Zeichen. GLÄTTEN beseitigt führende, abschließende und doppelte Leerzeichen innerhalb des Textes. KLEIN vereinheitlicht schließlich die Großschreibung. Das ursprüngliche Keyword aus dem Tool sollte trotzdem in der Rohdatentabelle erhalten bleiben.

Doppelte Keywords lassen sich über die Funktion Daten und dann Duplikate entfernen löschen. Hierbei ist Vorsicht geboten: Wenn zwei identische Keywords unterschiedliche Messwerte für das Suchvolumen aufweisen, darf nicht ungeprüft eine Zeile gelöscht werden. Es muss vorher festgelegt werden, welche Zeile oder welcher Durchschnittswert erhalten bleiben soll.

Auch die importierten Kennzahlen benötigen Aufmerksamkeit. Ein Suchvolumen kann nach einem fehlerhaften CSV-Import als Text vorliegen. Das erkennt man daran, dass Werte linksbündig dargestellt werden oder in Summenformeln ignoriert werden. Je nach Datenformat hilft die Umwandlung: =WERT(B2)

Bei Dezimalzahlen, die etwa beim CPC mit Punkten statt Kommas exportiert wurden, kann ZAHLENWERT eingesetzt werden: =ZAHLENWERT(C2;".";",") Die angegebenen Trennzeichen müssen exakt zum Exportformat des jeweiligen Keyword Tools passen.

Wortanzahl und Merkmale per Formel ergänzen

Für eine erste technische Gruppierung ist die Anzahl der Wörter pro Keyword ein wichtiges Merkmal, um beispielsweise Short-Tail von Long-Tail-Begriffen zu trennen. Bei einem bereinigten Keyword in Zelle B2 funktioniert folgende Formel: =WENN(B2="";0;LÄNGE(B2)-LÄNGE(WECHSELN(B2;" “;”"))+1)

Diese Formel ermittelt die Länge des gesamten Strings, subtrahiert die Länge des Strings ohne Leerzeichen und addiert eins. Sie funktioniert zuverlässig, sofern überflüssige Leerzeichen zuvor mit GLÄTTEN entfernt wurden.

Weitere nützliche Hilfsspalten für die Datenanalyse können sein:

• Enthält das Keyword einen Ortsnamen?
• Kommt ein bestimmtes Produktmerkmal vor?
• Enthält der Begriff eine Frageformulierung wie Wie, Was oder Warum?
• Fehlt das Suchvolumen?
• Überschreitet der CPC einen intern definierten Schwellenwert?

Eine einfache Prüfung, ob ein bestimmter Begriff im Keyword vorkommt, sieht so aus: =WENN(ISTZAHL(SUCHEN(“excel”;[@Keyword]));“Ja”;“Nein”) Die Funktion SUCHEN unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Soll die exakte Schreibweise berücksichtigt werden, bietet sich stattdessen FINDEN an.

Keywords mit einer Hilfstabelle gruppieren

Wenn für jedes Merkmal eine eigene WENN-Formel geschrieben wird, wird die Tabelle schnell unübersichtlich. Professioneller ist ein separates Blatt mit dem Namen Regeln. Dort stehen Suchmuster und die gewünschte Zielkategorie übersichtlich in einer Tabelle, zum Beispiel:

In Microsoft 365 kann die erste passende Regel direkt mit einer Formel übernommen und der Keyword-Tabelle zugeordnet werden: =WENNFEHLER(INDEX(FILTER(Regeln[Kategorie];ISTZAHL(SUCHEN(Regeln[Muster];[@Keyword])));1);“Sonstige”)

Die Reihenfolge der Regeln in der Hilfstabelle ist entscheidend. Wenn ein Keyword zu mehreren Mustern passt, liefert die Formel immer die zuerst gefundene Kategorie. Spezifische Regeln sollten deshalb oberhalb allgemeiner Begriffe stehen. Für komplexere Zuordnungen lassen sich in der Hilfstabelle weitere Spalten wie Untergruppe oder Priorität der Regel ergänzen. So bleiben alle Kriterien außerhalb der eigentlichen Keyword-Tabelle editierbar.

Nach der Gruppierung empfiehlt sich die Kontrolle über eine Pivot-Tabelle im Blatt Auswertung. Sinnvolle Werte sind die Anzahl der Keywords, die Summe des Suchvolumens und der durchschnittliche CPC je Kategorie. Auffällig große Gruppen oder ein hoher Anteil an Einträgen unter Sonstige weisen meist auf fehlende oder zu ungenaue Regeln in der Hilfstabelle hin.

Keywords in einer großen Excel-Liste finden

Eine häufig gestellte Frage ist, wie man gezielt Keywords in Excel findet. Für die Suche nach einem einzelnen Begriff genügt die Standardfunktion Strg + F. Bei großen Datensätzen sind jedoch dynamische Filter oder die Funktion FILTER deutlich praktischer, da sie die Ergebnisse extrahieren, ohne die Originaldaten zu verändern. Folgende Formel gibt beispielsweise alle Zeilen aus, deren Keyword das Wort excel enthält: =FILTER(Keywords;ISTZAHL(SUCHEN(“excel”;Keywords[Keyword]));“Keine Treffer”)

Alternativ kann im Tabellenfilter die Option Textfilter und dann Enthält genutzt werden. Diese Methode eignet sich hervorragend für schnelle Ad-hoc-Kontrollen während der Datenbereinigung.

Keyword-Daten direkt über Connector in Excel abrufen

Wenn Daten sehr regelmäßig aktualisiert werden müssen, kann ein Connector den manuellen Datei-Export komplett ersetzen. SeoTools for Excel stellt beispielsweise einen Keyword-Tools-Connector bereit, der Suchvolumen und Keyword-Vorschläge direkt in die Tabellenkalkulation holt. Für den Zugriff auf diese Schnittstellen wird in der Regel ein API-Key benötigt.

Der grundsätzliche Ablauf für die Nutzung solcher Connectors sieht so aus:

1. Die Excel-Erweiterung oder den Connector installieren.
2. Den API-Key im vorgesehenen Einstellungsbereich hinterlegen.
3. Die Abfrageparameter wie Seed-Keyword oder Land in der Arbeitsmappe definieren.
4. Die Ergebnisse in eine separate Tabelle laden.
5. Die bekannten Bereinigungs- und Gruppierungsformeln auf die neuen Daten anwenden.

Ein wichtiger Sicherheitsaspekt: API-Keys sollten niemals sichtbar in gemeinsam genutzten Zellen stehen. Sicherer sind die Konfigurationsbereiche der Connector-Software oder geschützte, ausgeblendete Tabellenblätter. Zudem sollten vor einer automatisierten Aktualisierung stets die API-Limits und eventuelle Nutzungskosten des jeweiligen Tools geprüft werden.

Auch Power Query ist in der Lage, Daten direkt aus Webschnittstellen abzurufen. Dabei bleiben alle Transformationsschritte als wiederholbare Abfrage gespeichert. Auch hier gilt der Grundsatz der sauberen Struktur: Die Rohdatenabfrage muss weiterhin strikt von der bearbeiteten Keyword-Tabelle getrennt bleiben.

Fazit zum Excel-Arbeitsablauf

Ein belastbarer Prozess rund um ein Keyword Tool und Excel verändert die Rohdaten niemals direkt. Neue Exporte oder über APIs abgerufene Daten landen zuerst immer in einer geschützten Quelle. Danach folgen gespeicherte Bereinigungsschritte, das Anlegen von Hilfsspalten und die regelbasierte Zuordnung über Hilfstabellen. Pivot-Tabellen oder gefilterte Ansichten dienen schließlich der Auswertung und Kontrolle.

Dadurch wird Excel weit mehr als nur ein Ablageort für eine simple Keyword-Liste. Es entsteht eine vollständig reproduzierbare Arbeitsumgebung. Neue Datensätze können jederzeit eingelesen, nach exakt denselben Regeln verarbeitet und mit früheren Exporten verglichen werden, ohne die mühsam aufgebaute Tabellenstruktur jedes Mal von Grund auf neu erstellen zu müssen.