Definition
Das Document Management System (dt. Dokumentenmanagement) ist eine softwaretechnische Verwaltung elektronischer Informationen und Dokumente. Der Begriff für eine solche Software lautet DMS.
Was ist ein elektronisches Dokument?
Bevor man das elektronische Dokument erklären kann, muss man wissen was genau ein „normales“ Dokument ist. Ein Dokument kann ein geschriebener Text, ein Foto, eine Zeichnung oder auch ein Diagramm sein. Heutzutage wird der Begriff „Dokument“ meist als etwas von hoher Bedeutung gesehen. Ein elektronisches Dokument ist also eine wichtige Textdatei, Fotos oder jegliche andere Art von Informationen, die auf einem EDV hergestellt und/oder bearbeitet wurde.
Allgemeines zu DMS
Document Management Systems basieren auf komplexen Datenbankservern auf dem jede Art von elektronischen Dokumenten gespeichert werden und zur Bearbeitung in einem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
Die Installation solch eines Servers in einem Unternehmen kann unterschiedlich schwer sein, ist aber dennoch immer komplex. Es muss ein funktionierendes Netzwerk zwischen dem Server, auf welchem jede Datei gespeichert wird, und den einzelnen PCs hergestellt werden. Hierfür benötigt man einen gut ausgebildeten Systemadministrator, der auch bei möglichen Problemen eine Lösung findet.
DMS gibt es in so ziemlich jedem Unternehmen welches mit Computern arbeitet und in dem die Mitarbeiter ihre Dokumente miteinander austauschen müssen. Sei es in einer Marketing Agentur, in der jede Art von Texten von mehreren Personen korrigiert und akzeptiert werden muss, oder bei einem Hausarzt, der seine Daten mit der Rezeption oder anderen Doktoren teilen muss.
Diese komplexe Technik erfordert teure Hardware, Softwarelizenzen und qualifiziertes Personal.
Vorteile eines Document Management System gibt es viele. Die schnelle und einfache Suche eines Dokumentes wird durch eine gut durchdachte Organisation im System selbst hergestellt. Möchte man ein Dokument einem Mitarbeiter zur Verfügung stellen, muss dieses nicht in physischer Form kopiert werden, sondern kann einfach auf dem Server gespeichert und dann darauf zugegriffen werden. Auch wenn Umweltschutz nicht zu den wichtigsten Vorteilen gehört, so wird durch ein DMS weniger Papier verbraucht. Ein weiterer Vorteil ist z.B. wenn ein altes Dokument plötzlich eine hohe Bedeutung hat und es schnell gefunden werden muss, da sonst möglicherweise finanzielle oder juristische Schwierigkeiten entstehen könnten.