Kundendatenbank

Definition Eine Kundendatenbank enthält gezielt ausgewählte Kundendaten, stellt sie strukturiert dar und bietet die Möglichkeit zur Verwaltung. Inhalt Zu den Kundendaten, die in einer Kundendatenbank erfasst werden sollten, gehören unter anderem Name des Kunden, Adresse, Kontaktinformationen wie Telefon und E-Mail und Bestelldaten zur unternehmerischen Auswertung. Aber auch persönliche Informationen, die in Gesprächen mit dem Kunden ermittelt wurden, sollten vermerkt werden. Ziel und Nutzen Viele Kundeninformationen werden häufig nicht zentral erfasst und können daher nicht optimal genutzt werden. An dieser Stelle schafft eine Kundendatenbank Abhilfe. Sie ermöglicht es alle Kontakte mit dem Kunden dauerhaft, zentral und einheitlich für alle Benutzer zu sammeln und in der Kundenhistorie kann die gesamte Kommunikation mit dem Kunden nachvollzogen werden. Darüber hinaus ist die Neukundenwerbung viel weniger rentabel als zu versuchen mit bestehenden Kunden mehr Umsatz zu erwirtschaften. Auch aus diesem Grund ist eine Kundendatenbank sehr lohnenswert. Das Ziel ist es mithilfe von ihr personalisierte Serienbriefe zu erstellen und so mit wenig Aufwand mit den Kunden und potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Der Nutzen aus der Hinterlegung von Bestelldaten besteht darin, dass man sofort erkennen kann wann der Kunde welche Produkte bestellt hat, wodurch man mögliche Regelmäßigkeiten erkennen kann, welche wiederum für eine gezieltere Werbung dienlich sind. Ebenso sinnvoll ist es persönliche Interessen seiner Kunden zu vermerken, die bei etwaigen vorherigen Interaktionen zum Ausdruck kommen sind. Dazu zählen beispielsweise Haustiere eines Kunden oder ein bestimmter Wein, den er mag. Dieses Wissen kann man dann zum Beispiel zum Geburtstag eines Kunden vorteilhaft einsetzen. Darüber hinaus entlastet eine Kundendatenbank mit ihrer Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit die Kundenbetreuer eines Unternehmens, macht ihre Arbeit effizienter und durch das vernetzte Wissen erhöhen sich zeitgleich die Vertriebschancen des Unternehmens. Pflege Die Kundendatenbank ist von enormer Wichtigkeit für ein Unternehmen und sollte immer gepflegt werden um mögliche Fauxpas zu vermeiden. Daher ist eine regelmäßige Kontrolle der Daten sowie die gezielte Nachfrage nach Änderungen von Daten beim Kunden unverzichtbar. Auch die Daten möglicher Neukunden sollten unverzüglich in das System eingespeist werden, um sie bei anstehenden Werbeaktionen berücksichtigen zu können. Konzeption Zur Entwicklung der Konzeption der Datenbank muss man zunächst festlegen welche Daten in welchem Umfang für wen und in welcher Form gespeichert werden sollen und wie sie aufbereitet werden sollen. Hierzu ist ein konkretes, schriftlich ausgearbeitetes Anforderungsprofil zu erstellen, welches Auskunft darüber gibt, welche Informationen die Datenbank enthalten soll. Dabei sollen nicht nur die objektiven Daten über einen Kunden festgehalten werden, sondern gleichermaßen psychologische Variablen wie Kundenwünsche, Vorlieben und Verhalten. Bei kleineren Unternehmen ist es ratsam die Kundendaten alle in einer einzigen Datenbank zu speichern. Wenn man sie in verschiedene Datenbanken aufteilt hat es nämlich den Nachteil, dass der Arbeitsaufwand durch Mehrfacheingabe der Daten steigt und die Daten redundant und als Folge inkonsistent werden. Sollte es wie häufig bei größeren Unternehmen der Fall nicht möglich sein eine einzige Datenbank zu nutzen, sollten die verwendeten unterschiedlichen Datenbanken in jedem Fall miteinander vernetzt sein. Der Großteil der CRM-Programme bieten solche Schnittstellen an. Einrichtung Man kann aus verschiedenen Arten wählen eine solche Datenbank zu betreiben. Eine Cloud-Lösung erfordert den geringsten Aufwand, sie steht schnell zur Verfügung und sie wird monatlich entsprechend der Benutzeranzahl abgerechnet. Wenn man sich für diese Option entscheidet sollte man darauf achten, dass ein durchschaubares Preismodell und der Datenschutz gegeben sind. Eine andere Möglichkeit stellt der eigene Server dar. Die Kundendatenbank kann dort installiert werden, sofern das Unternehmen über das erforderliche Knowhow verfügt.